Коли в установі щодня проходять договори, додаткові угоди, акти, накладні та інші фінансові документи, питання їхньої правильної публікації на E-DATA стає не формальністю, а частиною системної роботи. У цій статті піде мова про те, як зв’язок обліку документів в ISpro з платформою E-DATA допомагає впорядкувати передачу даних, спростити виконання вимог законодавства та зменшити кількість ручних операцій у щоденній роботі бухгалтерії та відповідальних спеціалістів.
Далі розглянемо, як саме налаштовуються параметри звіту в ISpro, яким чином виконується вивантаження договорів, додаткових угод, штрафів, актів та накладних, а також на що варто звернути увагу перед експортом. Стаття побудована у практичному форматі – з покроковими поясненнями, щоб показати не лише технічну сторону процесу, а й реальну користь автоматизації для прозорого, точного та контрольованого обліку. А якщо хочете ширше зануритися в можливості системи, у нас є також цікава стаття про програму ISpro, де ми більш детально розкриваємо переваги цього рішення для автоматизації бізнес-процесів.
Параметри звіту
Під час запуску звіту для вивантаження договорів в програмі ISpro користувач бачить кілька важливих параметрів, які безпосередньо впливають на те, як саме система сформує дані для E-DATA.
Приклад даних E-DATA
Один з них – “Виводити зовнішній номер договору”. Цей параметр визначає, який саме номер потрапить у вивантаження: внутрішній або зовнішній. Якщо у роботі установи використовується саме зовнішня нумерація, потрібно активувати цю опцію, щоб у звіті відображався коректний номер договору. Ще один важливий параметр – “Виводити коментар як предмет договору”. За замовчуванням предмет може підтягуватися з поля “Об’єкт угоди”, але якщо в конкретному випадку більш точний або повний опис внесений у поле “Коментар”, система дозволяє використати саме його.
Окремої уваги заслуговує параметр “Об’єднувати договори з однаковим зовнішнім номером, контрагентом та предметом договору”. Він потрібен у ситуаціях, коли один і той самий договір оплачується з двох різних розрахункових рахунків, наприклад з різних фондів, через що його доводиться вводити в систему двічі. У такому разі ISpro може не дублювати інформацію у звіті, а згорнути однакові записи в один рядок. Для цього система автоматично орієнтується на зовнішній номер договору та перевіряє всі основні поля, крім вартості договору, ПДВ та еквівалента у гривні. Якщо інші реквізити збігаються, суми підсумовуються, і у звіті відображається вже один консолідований рядок. Важливо, що цей параметр працює лише для вивантаження договорів, тому в інших типах документів така логіка не застосовується.
Вивантаження договорів
Щоб вивантаження договорів у E-DATA проходило коректно, в ISpro потрібно спочатку підготувати саму картку договору та пов’язані довідники. На першому етапі в налаштуваннях договорів слід увімкнути параметр “Відображати поля для вивантаження в Є-дата” – саме після цього в картці договору з’являються додаткові поля “ДК 021” та “Обґрунтування”, які беруть участь у формуванні даних для експорту. Поле “ДК 021” можна заповнювати через довідник, якщо потрібно, можливо вказати одразу кілька кодів через кому. Поле “Обґрунтування” використовується у випадках, коли закупівля проходить без процедури, і цей момент важливо не пропустити, щоб у звіті коректно формувалися службові значення.
Активація параметра в налаштуваннях договорів
Поява полів “ДК 021” та “Обґрунтування” в картці договору.
Для того щоб договори, контрагенти та специфікація потрапили у звіт без помилок, потрібно перевірити кілька обов’язкових елементів:
- у налаштуваннях договорів активувати параметр “Відображати поля для вивантаження в Є-дата”;
- у картці договору заповнити поля “ДК 021” та за потреби “Обґрунтування”;
- у довіднику країн обов’язково вказати для України буквений код альфа-3 – UKR;
Приклад заповнення картки країни
- у довіднику регіонів та міст заповнити поле GUID відповідно до кодування КОАТУУ;
Приклади для регіону та міста
- у картці контрагента адресу потрібно обирати саме з довідника адрес, а не вписувати власноруч, інакше ці дані не потраплять у вивантаження;
Приклад правильної адреси
- ПІБ контактної особи слід вносити у форматі: Прізвище Ім’я По батькові, чітко через пробіл;
- у довіднику одиниць виміру потрібно заповнити поле “Код ОВ”, щоб специфікація договору, акти та накладні експортувалися без перекосів;
Приклад картки одиниці виміру
- у картці номенклатури необхідно заповнити поля “ДКПП” і “ЄЗС”: для послуг – на вкладці “Параметри”, для ТМЦ – на вкладці “Інше”.
Приклади для послуг та ТМЦ
Коли всі ці дані заповнені правильно, ISpro передає в E-DATA не просто номер і суму договору, а повний, логічно пов’язаний набір реквізитів, який відповідає вимогам платформи. Саме тому підготовка довідників та карток документів тут не є формальністю: вона напряму впливає на якість вивантаження, зменшує ризик відхилення файлів та допомагає уникнути ручного доопрацювання вже після формування звіту. У підсумку система працює не хаотично, а як добре налаштований механізм, де кожен реквізит стоїть на своєму місці.
Вивантаження додаткових угод
У пункті “Вивантаження додаткових угод” варто зазначити, що в ISpro додаткова угода – це угода договору, для якої встановлено параметр “Додаткова угода”. Саме за цією ознакою система відбирає потрібні записи для подальшого експорту в E-DATA. Щоб у картці угоди відображалися всі необхідні поля, у налаштуваннях договорів потрібно попередньо активувати параметр “Відображати поля для вивантаження Е-дата”. Після цього в картці з’являються поля “ДК 021”, “Період угоди”, “Сума угоди”, “ПДВ”, прапорець “Додаткова угода” та блок “Обґрунтування”.
Приклад картки додаткової угоди з потрібними полями для E-DATA
Для коректного заповнення та вивантаження додаткової угоди потрібно врахувати кілька моментів:
- у картці обов’язково має бути встановлений параметр “Додаткова угода”;
- поле “Період угоди” автоматично підтягує період основного договору;
- якщо змінюється кінцева дата, система контролює її та пропонує оновити строк договору;
- поля “Сума угоди” та “ПДВ” можна редагувати, поки по угоді не створено специфікацію;
- якщо по угоді вже є операції, сума підтягується автоматично без можливості ручного редагування;
- при виборі варіанта “Інше” в блоці обґрунтування потрібно додатково заповнити пояснення.
Такий підхід дозволяє вивантажувати додаткові угоди в E-DATA без плутанини та втрати важливих реквізитів. У підсумку система фіксує зміни до договору структуровано, а користувач отримує більш точний та контрольований облік без зайвих ручних правок.
Вивантаження штрафів
В ISpro вивантаження штрафів прив’язане до логіки рахунків до отримання: штрафами в системі вважаються саме ті документи, для яких підставою виступає типова операція договору “Штрафні санкції”. Такий підхід дозволяє коректно відокремлювати штрафні нарахування від інших фінансових документів та забезпечує більш точне формування даних для подальшої передачі в E-DATA.
Вивантаження актів/накладних
В ISpro акти та накладні вивантажуються лише як прибуткові документи, а якщо звіт запускається з модуля Картотеки обліку або Обліку розрахунків за договорами, їх можна формувати за відміченими договорами у межах потрібного періоду. Важливо, що специфікація в цьому випадку вивантажується разом з самим документом, так само як і під час експорту договорів, що робить передачу даних в E-DATA більш повною та структурованою.
