Для роботи з програмним РРО (ПРРО) кожен касир повинен мати власний засіб електронного підпису. У цій статті ми розберемося, які типи підписів існують, як правильно подати повідомлення за формою №5-ПРРО та на що звернути увагу під час реєстрації.
1. Типи підписів для ПРРО: що обрати?
Перед реєстрацією важливо розуміти різницю між типами підписів, які можна використовувати для роботи з касою:
- Касир: персональний підпис співробітника. Дозволяє відкривати/закривати зміну та підписувати чеки. Видається окремо на кожного працівника.
- Старший касир: має ті ж повноваження, що й звичайний касир, але додатково може закривати зміни, які були відкриті іншими касирами (наприклад, у разі їхньої відсутності чи технічних збоїв).
- Печатка для ПРРО: оптимальний варіант для бізнесу з великою кількістю змінних працівників. Печатка не прив’язана до ПІБ конкретної особи, тому її можуть використовувати різні касири на одному робочому місці (почергово).
Порада: Оформити надійний КЕП для касирів від АЦСК “Україна” ви можете безпосередньо у нас – детальніше у статті.
2. Хто може бути касиром: керівник чи найманий працівник?
Вибір підпису залежить від того, хто фактично буде здійснювати розрахункові операції:
- Якщо чеки видає керівник: він може використовувати свій власний КЕП (той самий, яким звітується до ДПС). Додатково оформлювати окремий ключ касира не обов’язково, але можна, якщо керівник хоче розмежувати особистий підпис та підпис для роботи в ПРРО.
- Якщо працюють наймані співробітники: для кожного з них необхідно оформити персональний КЕП касира або використовувати електронну печатку для ПРРО.
3. Реєстрація підпису через форму №5-ПРРО
Щоб ДПС “впізнавала” підпис вашого касира під час фіскалізації чеків, дані про сертифікат потрібно внести до спеціального реєстру. Для цього подається Форма №5-ПРРО Повідомлення про надання інформації щодо кваліфікованого сертифіката відкритого ключа.
Переваги подання форми з нашого ПЗ
Якщо ви використовуєте наше ПЗ (Medoc, Cashalot або Сота Каса), процес максимально спрощений: Ідентифікатор ключа суб’єкта підтягується з сертифіката автоматично. Вам не потрібно його шукати і копіювати вручну.
Як подати форму №5-ПРРО у різних програмах
У програмі Medoc
1. Завантаження сертифікатів: перейдіть у Головне меню – Адміністрування – Сертифікати – Встановлені сертифікати РРО/ПРРО. Натисніть “Завантажити з Інтернету” (для КЕП АЦСК “Україна”) або додайте файл вручну через кнопку “Додати сертифікат”.
2. Створення форми: Головне меню – РРО та ПРРО – Реєстр документів РРО/ПРРО – Створити – ПРРО – Ф.№5-ПРРО Повідомлення про надання інформації щодо кваліфікованого сертифіката відкритого ключа.
3. Заповнення: оберіть необхідний сертифікат з довідника. ПІБ, Податковий номер та Ідентифікатор ключа заповняться автоматично. Оберіть тип підпису (Касир/Старший касир).
4. Відправка: підпишіть документ КЕП керівника та відправте до ДПС.
У ПРРО Cashalot (через Кабінет)
1. Перейдіть у розділ Документи – Новий документ – Повідомлення про надання КЕП для ПРРО (ф. №5-ПРРО).
2. У вікні, що з’явиться, оберіть потрібний сертифікат та натисніть “Підтвердити”.
3. Дані касира та ідентифікатор ключа заповняться автоматично. Вкажіть тип підпису.
4. Підпишіть КЕП керівника та надішліть звіт.
У вебсервісі Сота Каса
1. Оберіть Документи – Створити – Ф.№5-ПРРО Повідомлення про надання інформації щодо кваліфікованого сертифіката відкритого ключа.
2. Натисніть “Додати сертифікат” або “Обрати файл сертифікату”, завантажте його та натисніть “ОК”.
3. Дані касира та ідентифікатор ключа заповняться автоматично з сертифіката. Вкажіть тип підпису.
4. Підпишіть звіт, використовуючи КЕП керівника, та відправте в ДПС.
4. Що робити, якщо КЕП касира потрібно зареєструвати через інше ПЗ
Якщо ви реєструєте КЕП касира через інше програмне забезпечення, то там ідентифікатор ключа може не підтягнутися з сертифікату і його потрібно буде вставити вручну.
Де знайти Ідентифікатор ключа суб’єкта:
- Відкрийте файл вашого сертифіката підписання (файл з розширенням .crt).
- Перейдіть на вкладку “Докладно”.
- Знайдіть у списку поле “Ідентифікатор ключа суб’єкта”.
- Скопіюйте текстове значення (рядок символів) та вставте його у відповідне поле форми 5-ПРРО.
5. Важливі фінальні кроки
- Хто повинен підписувати 5-ПРРО? Саму форму №5-ПРРО завжди підписує керівник підприємства своїм КЕП, яким він зазвичай подає звітність до ДПС.
- Отримання квитанції: після відправки ви обов’язково маєте отримати Квитанцію №2 про успішне прийняття документа.
- Синхронізація зі шлюзом ДПС: не намагайтеся відкрити зміну одразу після отримання квитанції. Потрібно зачекати (зазвичай від 15 хвилин до години), поки дані пройдуть через шлюз ДПС та інформація оновиться на серверах податкової.
Обирайте найбільш зручний спосіб роботи, а якщо у вас виникнуть додаткові питання щодо реєстрації КЕП або налаштування ПРРО – наші спеціалісти завжди готові допомогти!
