25006, м.Кропивницький, вул. Тараса Карпи (Тимірязєва), 83/52
(0522) 270927, 270595, 270696, факс (0522) 320437

Електронний документообмін

Електронний первинний документ бухгалтерського обліку, складений у відповідності з вимогами законодавства, має юридичну силу!
Обмінюйтесь первинними документами зі своїми контрагентами!!!
ЕДО

Акції

«Інтелект-Сервіс Кіровоград» прагне створити найсприятливіші умови для розвитку бізнесу наших клієнтів і також для добробуту їх сімей.
Саме тому ключову роль у нашій діяльності відіграють акції та спеціальні пропозиції.
Детальніше

Твій час захистити свій ЕЦП


Натисни сюди

Електронний документообмін

              Модуль «Електронний документообмін»

      Модуль «Електронний документообмін» призначений для обміну документами в електронному вигляді з контролюючими органами (наприклад, реєстрація податкових накладних в ЄРПН) і контрагентами (обмін рахунками, актами та податковими накладними). Основні задачі модуля: зберігати ваш час, робити бізнес-процеси у вашій компанії більш ефективними, а її імідж на українському та міжнародному ринках – кращим.


     З модулем «Електронний документообмін» Ви зможете за лічені секунди реєструвати податкові накладні (з 01.01.2015 обов’язковою є реєстрація всіх податкових накладних – відповідно до Закону України «Про внесення змін до Податкового кодексу України та деяких інших законодавчих актів України» №4309а від 21.07.2014). Також модуль дозволить назавжди забути про довгий і незручний цикл завірення первинних документів та їх доставки контрагентам.
ІНСТРУКЦІЯ ДО МОДУЛЮ "ЕЛЕКТРОННИЙ ДОКУМЕНТООБМІН" 
 

Переваги електронного документообігу з модулем «Електронний документообмін»:

 

  -  упевненість в оригінальності документа - підтверджена законодавством України;

  -  контроль процесу обміну електронними документами на всіх етапах;

  -  гарантія доставки електронних документів адресату і отримання відповіді;

  -  економія коштів (папір, картриджі для принтера, поштові марки та конверти, послуги кур'єра, простір для архіву);

  -  підвищення ефективності бізнес-процесів за рахунок скорочення часу на обмін документами;

  -  простота і зручність у використанні (досить базових знань роботи з комп'ютером);

  -  надійність, підтверджена досвідом обміну електронними документами провідними компаніями в усьому світі;

  -  соціальна та екологічна відповідальність як частина позитивного іміджу Вашої компанії.

 

      Ефективно

 

     Більшість ваших контрагентів вже впровадила електронний документообмін – програмою «M.E.Doc» та сертифікатами електронного цифрового підпису (ЕЦП) користуються бухгалтери та керівники понад 500 тис. підприємств в Україні. Тому насолоджуватися перевагами модулю «Електронний документообіг» Ви зможете одразу.

 

      Вигідно

     Ви зможете раз і назавжди викреслити зі списку регулярних витрат компанії папір та картриджі для друку документів, послуги пошти чи кур’єра. Тільки на скороченні витрат паперу офіс на 30 співробітників економить від 9 тис. грн., а вигода великих компаній вимірюється сотнями тисяч гривень. Наприклад, одна з найкрупніших телекомунікаційних компаній завдяки переходу на електронний документообіг економить близько 2 млн. листів паперу на рік, а це в грошовому еквіваленті – майже 250 тис. грн. Щоб дізнатися, скільки саме зекономить Ваша компанія при переході на електронний документообіг, скористайтеся нашим «Калькулятором економії».

     Безпечно

   При роботі з комп’ютерною програмою «M.E.Doc» Ваші документи надійно захищені від несанкціонованого втручання. Обмін первинними документами відбувається у зашифрованому вигляді з використанням електронного цифрового підпису ЦСК «Україна», національного лідера по показнику безпеки. Ключі є унікальним набором символів, не можуть бути підібрані чи скопійовані та є гарантом того, що електронний документ підписаний саме власником електронного ключа. Сама програма «M.E.Doc» є надійним засобом ЕЦП, що визнано експертизою Державною службою спеціального зв'язку та захисту інформації (ДССЗЗІ).

     Законно

    Обмін первинними документами в електронному вигляді, а також реєстрація податкових накладних через Інтернет регламентована рядом законів України, тому ви можете без жодних сумнівів чи побоювань використовувати всі можливості системи «M.E.Doc».

 

Закон України «Про електронний цифровий підпис» № 852-IV від 22.05.2003

«Електронний цифровий підпис за правовим статусом прирівнюється до власноручного підпису (печатки)».

 

Закон України «Про електронні документи та електронний документообіг» № 851-IV від 22.05.2003

«Оригіналом електронного документа вважається електронний примірник документа з обов'язковими реквізитами, у тому числі з електронним цифровим підписом автора».

«Юридична сила електронного документа не може бути заперечена виключно через те, що він має електронну форму. Допустимість електронного документа як доказу не може заперечуватися виключно на підставі того, що він має електронну форму».

 

Закон України «Про внесення змін до Податкового кодексу України та деяких інших законодавчих актів України» №4309а від 21.07.2014

«Податкова звітність з податку на додану вартість подається до контролюючого органу усіма платниками в електронній формі з дотриманням умови щодо реєстрації електронного підпису підзвітних осіб у порядку, визначеному законодавством».

 



       Просто

    Обмін електронними документами – це не тільки економно та зручно, але і надзвичайно просто. Вам необхідно зробити лише 3 простих кроки!



Крок 1. Переконатися у наявності необхідних інструментів: модуля «Електронний документообіг» та електронного цифрового підпису (наприклад, ЦСК «Україна»).
Якщо у Вас немає коду доступу до модуля «Електронний документообіг», зверніться до регіонального представника або компанії, що вас обслуговує.

Крок 2. З’ясувати, чи у Вашого контрагента встановлено модуль «Електронний документообіг».
Це можна зробити за допомогою комп’ютерної програми «M.E.Doc»:
Довідник «Контрагенти»→ меню «Правка» → «Оновити дані для Документообігу»
У разі, якщо у контрагента немає модуля «Електронний документообіг», він все одно може прийняти від вас документи, однак не має можливості редагувати їх або відправляти самостійно. Запропонуйте йому встановити модуль.

Крок 3. Надіслати своїм контрагентам лист-запрошення обмінюватися всіма первинними документами в електронному вигляді.
Зразок листа: «Первинні документи» → «Реєстр первинних документів» в меню «Файл» → «Створити»




Також рекомендуємо додати в договір зі своїм контрагентом пункт про нову схему обміну первинними документами. Якщо договір був підписаний раніше, внести зміни через додаткову угоду

Найбільш поширений варіант:

Сторони погоджуються, що рахунки, Акти та податкові накладні за послуги або товари, отримані за цим Договором, будуть надані виключно в електронному вигляді, складені згідно чинного законодавства про електронні документи, електронний документообіг та електронний цифровий підпис, із заповненням всіх обов’язкових реквізитів з накладанням електронного цифрового підпису уповноваженої особи та печатки.


     Соціально-свідомо

     Економічна ситуація в Україні на разі надзвичайно складна. В умовах, коли навіть найбільші компанії змушені йти на скорочення витрат, економія коштів на папері, картриджах і послугах пошти за рахунок використання модуля «Електронний документообіг» дозволить зберегти робочі місця для українців і підтримати економіку країни в цілому. Зараз, коли нашій країні як ніколи потрібна підтримка кожного свідомого громадянина, ми вважаємо своїм обов’язком зробити все можливе для покращення ситуації, що склалася, і запрошуємо вас приєднатися до соціальної місії команди «M.E.Doc».

 

 

 

 

Електронний первинний документ бухгалтерського обліку, складений у відповідності з вимогами законодавства, має юридичну силу

 

ЛИСТ

від 03.02.2014 р. № 1001/10/26-15-11-01-08

Щодо юридичної сили первинного документа, який складений у електронному вигляді

Головне управління Міндоходів у м. Києві розглянуло лист щодо юридичної сили первинного документа, який складений у електронному вигляді, і в межах своїх повноважень повідомляє.

Відповідно до п. 135.2 ст. 135 та п. 138.2 ст. 138 Податкового кодексу України від 02.12.2010 р. № 2755-VI (зі змінами та доповненнями, далі - Кодексу) доходи/витрати, які враховуються для визначення об'єкта оподаткування, визнаються на підставі первинних документів, що підтверджують отримання платником податку доходів/здійснення платником податку витрат, обов'язковість ведення і зберігання яких передбачено правилами ведення бухгалтерського обліку та інших документів, встановлених розділом II Кодексу.

Відповідно до п. 2 ст. 9 Закону України від 16.07.99 р. № 996-XIV "Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні" (із змінами та доповненнями, далі - Закон № 996) первинні та зведені облікові документи можуть бути складені на паперових або машинних носіях і повинні мати такі обов'язкові реквізити:

      назву документа (форми);

      дату і місце складання;

      назву підприємства, від імені якого складено документ;

      зміст та обсяг господарської операції, одиницю виміру господарської операції;

      посади осіб, відповідальних за здійснення господарської операції і правильність її оформлення;

      особистий підпис або інші дані, що дають змогу ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні господарської операції.

Пунктом 2.3 Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затвердженого наказом МФ України від 24.05.95 р. № 88, встановлено, що первинні документи, створені в електронному вигляді, застосовуються у бухгалтерському обліку за умови дотримання вимог законодавства про електронні документи та електронний документообіг.

Відповідно до ст. 5 Закону України від 22.05.2003 р. № 851-IV "Про електронні документи та електронний документообіг" (із змінами та доповненнями, далі - Закон № 851) електронний документ - документ, інформація в якому зафіксована у вигляді електронних даних, включаючи обов'язкові реквізити документа.

Статтею 8 Закону № 851, якою визначено правовий статус електронного документа, передбачено, що юридична сила електронного документа не може бути заперечена виключно через те, що він має електронну форму, та встановлено виключний перелік випадків, коли електронний документ не може бути застосований як оригінал.

Згідно ст. 7 Закону № 851 оригіналом електронного документа вважається електронний примірник документа з обов'язковими реквізитами, у тому числі з електронним цифровим підписом автора. У разі надсилання електронного документа кільком адресатам або його зберігання на кількох електронних носіях інформації кожний з електронних примірників вважається оригіналом електронного документа.

Відповідно до ст. 3 Закону України від 22.05.2003 р. № 852-IV "Про електронний цифровий підпис" (із змінами та доповненнями, далі - Закон № 852) електронний цифровий підпис за правовим статусом прирівнюється до власноручного підпису (печатки) у разі, якщо:

      електронний цифровий підпис підтверджено з використанням посиленого сертифіката ключа за допомогою надійних засобів цифрового підпису;

      під час перевірки використовувався посилений сертифікат ключа, чинний на момент накладення електронного цифрового підпису;

      особистий ключ підписувача відповідає відкритому ключу, зазначеному у сертифікаті.

Електронний підпис не може бути визнаний недійсним лише через те, що він має електронну форму або не ґрунтується на посиленому сертифікаті ключа.

Пунктом 6 ст. 9 Закону № 996 установлено, що у разі складання та зберігання первинних документів і регістрів бухгалтерського обліку на машинних носіях інформації підприємство зобов'язане за свій рахунок виготовити їх копії на паперових носіях на вимогу інших учасників господарських операцій, а також правоохоронних органів та відповідних органів у межах їх повноважень, передбачених законами.

Пунктом 85.4 статті 85 Кодексу установлено, що при проведенні перевірок посадові особи контролюючого органу мають право отримувати у платників податків належним чином завірені копії первинних фінансово-господарських, бухгалтерських та інших документів, що свідчать про приховування (заниження) об'єктів оподаткування, несплату податків, зборів, платежів, порушення вимог іншого законодавства, контроль за дотриманням якого покладено на контролюючі органи. Такі копії повинні бути засвідчені підписом платника податків або його посадової особи та скріплені печаткою (за наявності).

Крім того, п. 85.8 ст. 85 Кодексу встановлено, що посадова (службова) особа контролюючого органу, яка проводить перевірку, у випадках, передбачених цим Кодексом, має право отримувати від платника податків або його законних представників копії документів, що належать до предмета перевірки. Такі копії повинні бути засвідчені підписом платника податків або його посадової особи та скріплені печаткою (за наявності).

Абзацом шостим ст. 7 Закону № 851 визначено, що копією документа на папері для електронного документа є візуальне подання електронного документа на папері, яке засвідчене в порядку, встановленому законодавством.

Порядок засвідчення наявності електронного документа (електронних даних) на певний момент часу затверджено постановою Кабінету Міністрів України від 26 травня 2004 року № 680 (із змінами та доповненнями).

Враховуючи вищезазначене, якщо первинний документ, зокрема, акт виконаних робіт оформлено відповідно до вимог, встановлених ст. 9 Закону № 996 та законами щодо електронного документообігу та електронного цифрового підпису, то такий створений в електронному вигляді документ буде мати юридичну силу.

Заступник начальника                                                                           О. В. Онищенко